Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Bildungsinitiative Deutschland GmbH
Hohnerstraße 25, 70469 Stuttgart
E-Mail: team@bid-akademie.de
Vertreten durch: Kasper Hogrefe

2. Zweck und Rechtsgrundlage

Diese Plattform dient der Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Anwesenheitsdokumentation für Mitarbeiter und Teilnehmer der Bildungsinitiative Deutschland GmbH.

• Zeiterfassung: Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung)
• Arbeitsverhältnis: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO iVm § 26 BDSG)
• Teilnehmer-Dokumentation: Erfüllung von Förderauflagen und Nachweispflichten gegenüber der Agentur für Arbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

3. Verarbeitete Daten

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse
• Arbeitszeitdaten (Start, Ende, Pausen, Nettoarbeitszeit)
• Urlaubs- und Abwesenheitsdaten
• Login-Daten (Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent) zur Sicherheit
• Rolle und Teamzugehörigkeit

4. Speicherdauer

Arbeitszeitdaten werden gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens 2 Jahre aufbewahrt. Login-Protokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden personenbezogene Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

5. Empfänger

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Plattform wird auf einem deutschen Server (Hetzner Online GmbH, Gunzenhauser Str. 1, 91710 Gunzenhausen) betrieben. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):
  Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

7. Cookies

8. KI-Funktionen

Sofern KI-gestützte Funktionen (z.B. Voice-Tagesbericht) genutzt werden, erfolgt eine Kennzeichnung gemäß Art. 52 EU AI Act. Die Verarbeitung erfolgt über die OpenAI API (Whisper / GPT). Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet (OpenAI Zero Data Retention).

9. Sicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3). Passwörter werden mit bcrypt (12 Runden) gehasht. Der Zugang ist durch rollenbasierte Zugriffssteuerung geschützt. Alle Änderungen werden im Audit-Log protokolliert.